Bywa tak czasem, że nawet jeśli jesteś doskonale przygotowany, masz plan, pilnujesz jego wykonania i nawet sprawdzasz, skąd wzięły się odchylenia, nie wszystko układa się po Twojej myśli.
Nie szkodzi. Wszyscy tak mają.
Prawdziwa przewaga kryje się jednak nie w tym, żeby właściwie zaplanować wszelkie elementy, ale w tym, aby zauważać odchylenia i szybko na nie reagować.
Oto wpis o trójcy: plan, wykonanie i odchylenia oraz o tym, do czego ona służy i jak ją wykorzystać z korzyścią dla biznesu.
Kluczowe punkty:
A. na czym polega metoda trójcy, czyli: plan, wykonanie i analiza odchyleń
B. jak możesz wykorzystać tę metodę w biznesie
C. dlaczego najważniejsze pytanie brzmi: dlaczego
D. co powinieneś robić, aby stosując tę metodę, uzyskać najlepsze wyniki dla firmy.
Wszystko dobrze zaplanowane.
Masz plan. Doskonale obliczony. Wszystko w nim przewidziałeś. A co najważniejsze, trzymasz się tego planu.
Realizacja idzie zgodnie z wytycznymi. Aż tu nagle… niespodzianka.
Nadchodzi pandemia. Czas transportu z Chin zostaje podwojony, a cena potrojona. Na rynku zaczyna brakować surowca, a najlepszy klient przechodzi do konkurencji.
Może też spotkać Cię sytuacja, w której jesteś zależny od ceny paliwa, a tu nagle dochodzi do blokady Cieśniny Ormuz i olej napędowy kosztuje prawie 9 zł, zamiast wcześniejszych niespełna 6 zł.
Czy możesz coś na to poradzić?
Zdecydowanie nie.
A czy te sytuacje wpływają na Twój biznes, a w konsekwencji na Twój roczny plan?
Zdecydowanie tak. I to ogromnie.
Nie istnieje metoda, system czy ja to nazwać, która całkowicie wyeliminuje ryzyko.
Jedynce co możesz zrobić, to jego minimalizacja.
I zaraz przeczytasz, co możesz wdrożyć u siebie w firmie.
Nie bój się błędów. Bój się braku decyzyjności.
Błędy popełnia każdy.
Możesz nie doszacować kosztów albo przeszacować przychody.
W planie nie uwzględnisz nagłego skoku ceny ropy naftowej albo nowej pandemii.
To niemożliwe, aby wszystkie dane, założenia i ryzyka uwzględnić w planie.
Co zatem zrobić, aby plan był możliwe najlepszym pisanym scenariuszem przyszłości?
Po pierwsze, oczywiście musisz podjąć decyzję, aby jakiś plan w ogóle przygotować.
Ale, po drugie możesz wdrożyć pewną trójce, która pomoże Ci w pracy. Oto ona.
Plan. Wykonanie. Odchylenia.
Plan
Plan, czyli prognoza. Najczęściej na kolejny rok, ale może być też dłuższa.
Co możesz zaplanować? Właściwie wszystko.
Przychody i koszty, wpływy i wydatki, bilans, przepływy pieniężne, marżę zysku.
To jest Twój punkt odniesienia.
Zaplanowałeś, zatem wiesz, jak powinno być. Bo w momencie planowania dane w planie to hipoteza. Zakładasz, że będzie tak i tak. A czy faktycznie tak będzie, to dopiero przyszłość pokaże.
Wykonanie
Wykonanie, czyli co uzyskałeś. Wynik. Liczba.
Twój zysk za maj wynosi 300 tys. zł. To jest wykonanie.
Odchylenia
I przechodzimy do obliczeń. Odchylenia to różnice pomiędzy danymi.
Planowałeś 200 tys. zysku w maju, a osiągnąłeś 300 tys. Pięknie.
Odchylenie in plus. Twoja realizacja jest o 50% wyższa niż zakładany plan.
Pytanie: dlaczego?
Ogromnie Cię to cieszy, jednak nie kończ w tym miejscu Swojej pracy, będąc w euforii w związku z osiągniętym wynikiem.
Warto się jeszcze dowiedzieć, dlaczego tak się stało.
Wiem, wiem. Opinia jest taka, że należy badać tylko odchylenia in minus. Ja uważam inaczej.
Odchylenie takie jak w tym przykładzie, in plus, jest doskonałym przykładem zastosowania tej metody. A oto, dlaczego.
Odchylenie in plus
Jesteś zadowolony z uzyskanego wyniku, zatem także i skłonny przeznaczyć chwilę na analizę. A z tak przeprowadzonej analizy możesz wiele się dowiedzieć.
Jakie produkty i usługi najbardziej przyczyniły się do tak dużego wzrostu zysku?
Czy to jednorazowy klient, czy może pozyskaliśmy kontrakt długoterminowy? Czy uzyskany wynik jest wynikiem naszej pracy, czy może zdarzeń nieprzewidzianych i jednorazowych, które są od nas niezależne?
To istotne, aby wiedzieć, co się stało i dlaczego.
Odchylenie in minus
Jeśli natomiast spotka Cię ta przykrość, że Twój zysk nie osiągnie planowanej wartości, nie załamuj się. Popracuj nad tym, żeby dowiedzieć się dokładnie, z jakich powodów tak się stało.
Ale pamiętaj, ta metoda ma sens, jeśli stosujesz ją co miesiąc, a nie raz do roku.
Robiąc analizy miesięczne, dajesz sobie czas na reakcję, tak aby zminimalizować ryzyko w kolejnym miesiącu.
Robiąc analizę raz do roku, nie dajesz firmie praktycznie żadnych szans. Sprawozdanie finansowe za ubiegły rok otrzymujesz w marcu roku następnego, a wtedy to o prawidłowej reakcji na wzrost, spadek i wzrost ceny paliwa możesz zapomnieć. To już historia.
Przykład. Tym razem kulinarny.
Oto przykład praktyczny zastosowania wspomnianej metody. A ponieważ oprócz finansów lubię kulinaria, bywa i tak, że tłumaczę aspekty biznesowe przykładami bliższymi życiu codziennemu.
Plan
Twoim zadaniem jest przygotowanie kolacji dla 4 osób na sobotni wieczór. Twój budżet to 100 zł.
Od czego zaczniesz? Oczywiście od listy zakupów. To nasz plan.
Na obiad będzie perliczka pieczona z granatem i szpinakiem. Ambitnie.
Plan: perliczka, 2 szt.; 1 owoc granatu; duże opakowanie szpinaku; masło; czosnek. Resztę składników masz w domu, czyli sól, pieprz i oliwę.
Wykonanie
Wykonanie w naszym przykładzie to zrobienie zakupów. Mamy listę, teraz czas ją zrealizować.
Idziesz do pierwszego sklepu. Nie ma perliczki. Jeszcze nie panikujesz. Jedziesz do supermarketu, tam na pewno będzie.
I rozczarowanie, nie ma. Co zrobić? Już pochwaliłeś się znajomym, że będzie perliczka. Mógłbyś zmienić przepis, ale … nie chcesz.
Jedziesz do najdroższego sklepu w mieście. Tam na pewno będzie. I jest, ale dwie perliczki kosztują 120 zł.
A przypominam, że na całe zakupy masz 100 zł. To nic. Kupujesz je.
Pozostałe składniki na obiad także kupujesz i za całość płacisz 145 zł.
Wszystko masz. Jedziesz gotować obiad.
Analiza odchyleń
My gotować nie będziemy, ale zajmiemy się analizą odchyleń.
Plan: 100 zł.
Wykonanie: 145 zł.
Odchylenie: 45 zł.
Winowajca odchylenia: perliczka.
Kluczowe pytanie
I teraz najważniejsze pytanie: na jakiej podstawie podjąłeś decyzję o zakupie perliczki?
Była w planie, to prawda, ale w znacznie niższej cenie niż faktycznie mogłeś ją kupić.
Jak to się nazywa w biznesie? Analiza odchyleń.
W momencie, którym musiałeś podjąć decyzję o zakupie, miałeś do wyboru co najmniej dwie opcje:
- Kupuję perliczkę. Cena nie jest ważna, akceptuję wyższy wydatek. Była w planie perliczka i będzie perliczka na obiad.
- Nie kupuję perliczki. Szukam zamiennika. Czy to może być indyk albo kurczak? Muszę się zdecydować.
- Zmieniam całkowicie koncepcję obiadu. Podaję sushi.
Tak samo jest w biznesie.
To, że jakiś zakup jest w planie, nie znaczy, że musisz go kupić. Może jest za drogi albo nie będzie dostępny w czasie, w którym musisz go mieć? Może warto poszukać zamiennika?
Ostatecznie liczą się dwie kwestie:
- Czy plan wyniku / przepływów, czy cokolwiek tam planujesz, zostanie zrealizowany w maksymalnym możliwym stopniu
- Czy odchylenie będzie akceptowalne.
Odchylenia akceptowalne to takie, które nie rujnują sytuacji finansowej firmy, a najlepiej ją poprawiają.
Co powinieneś zrobić, stosując tę metodę, aby uzyskać jak najlepsze rezultaty dla firmy
- Porównuj wykonanie z planem raz na miesiąc. Jeśli wydarzyła się jakaś nieprzewidziana sytuacja, nawet częściej.
- Zawsze szukaj przyczyny odchylenia.
- Rozróżniaj odchylenia jednorazowe od tych wskazujących na trend.
- Traktuj odchylenia jak przyjaciela, nie jak wroga. Nie szukaj winnych, ale rozwiązania.
- Dostosuj prognozę na pozostałą część roku do uzyskanych informacji.
To ostatnie zadanie jest właściwie najważniejsze ze wszystkich.
Porównasz plan z wykonaniem. Ok. Ustalisz skąd powstały odchylenia. Ok.
Jednak, jeśli nie wyciągniesz z tego wniosków i nie zaktualizujesz planu na przyszłość, to jaki sens robić całe te analizy?
Zarządzanie finansami to nie sztuka dla sztuki. To jest praca po coś.
A efektem pracy jest stabilność Twojego biznesu, to jak jest on odporny na warunki otoczenia oraz na ataki konkurencji.
Kontrola, czyli uważne działanie.
Nie masz wpływu na konkurencję, ceny paliwa, wojny czy strajki w Chinach.
Masz jednak wpływ na to, w jaki sposób spróbujesz to przewidzieć i na to zareagować. Masz także wpływ na siebie. Na swoją uważność, zainteresowanie biznesem i finansami także.
I od teraz znasz także metodę, która pomoże Ci to zainteresowanie pogłębić.
