Masz zlecenia, faktury wystawione, a brakuje Ci pieniędzy na zapłatę zobowiązań?
A może zastanawiasz się, gdzie podziały się wpływy z poprzedniego miesiąca?
Jeśli to Twoje pytania, zapewne potrzebujesz rzetelnego planu przepływów pieniężnych, czyli cash flow.
Czym jest cash flow?
Cash flow to narzędzie, które pokazuje Twoje wpływy oraz wypływy pieniądza w danym okresie czasu.
Cash flow składa się z czterech pozycji: stan na początek okresu, suma wpływów, suma wypływów oraz stan na koniec okresu.
Proste, prawda?
Zatem zaczynajmy. Za 30 minut nauczysz się prostej metody, która pokaże ci realną sytuację finansową Twojego biznesu.
Do czego służy cash flow w biznesie?
Cash flow służy do planowania oraz bieżącej kontroli przepływów pieniądza w Twojej firmie. A właściwie nie tylko w firmie. Możesz stosować tę metodę także w domu. To uniwersalna metoda do zastosowania wszędzie tam, gdzie pieniądz wpływa i wypływa.
Jakie są najważniejsze cele, którym cash flow służy:
Kontrola płynności
Wiesz, czy masz z czego zapłacić zobowiązania (ZUS, dostawcy, wynagrodzenia). Najpierw należy zrobić plan przepływów. Kiedy masz już plan, trzeba sprawdzić, jak ma się ten plan do rzeczywistych wartości.
Co to oznacza? Plan przewiduje wpływ w tym miesiącu w wysokości 60k. Ale rzeczywisty wpływ wynosi tylko 40k. Zatem wpływ jest niższy od planowanego. I tutaj wkracza kontrola płynności. Plan był wyższy. Wykonanie jest niższe. Co zatem trzeba zrobić? Spojrzeć na plan i sprawdzić, czy masz wystarczająco dużo pieniędzy na wszystkie zaplanowane wydatki.
Przewidywanie problemów
Widzisz z wyprzedzeniem, kiedy zabraknie środków na koncie. Powróćmy do przykładu z poprzedniego punktu. Plan zakładał wpływ w wysokości 60k. A w rzeczywistości wpływ wyniósł 40k. Od razu widzisz, że może być problem. W momencie, w którym Twoje realne wpływy nie wyglądają tak jak w planie, możesz zdecydować, jakie środki zaradcze wdrożyć. Jeśli nie masz planu, to trudniej będzie Ci określić co i kiedy musisz zrobić, aby przetrwać ten spadek wpływów.
Planowanie inwestycji
Sprawdzasz, kiedy możesz bezpiecznie zainwestować w rozwój. Planujesz inwestycję? Żeby ją właściwie zaplanować, potrzebujesz cash flow. W innym przypadku skąd będziesz wiedział, kiedy i ile możesz wydać? Albo w którym momencie potrzebujesz zastrzyku pieniędzy z zewnątrz? Mając plan wpływów i wydatków możesz określić dokładnie moment, w którym potrzebujesz pieniędzy, aby przeznaczyć je na inwestycje.
Odróżnianie zysku od gotówki
Firma może być rentowna na papierze, ale mieć problem z płynnością (długie terminy płatności od klientów). Zysk to nie gotówka. Zysk to wyłącznie papierowy wynik, który powstał poprzez odjęcie kosztów działalności od uzyskanych przychodów. A jak wiadomo, są pewne pozycje kosztów, które nie są bezpośrednim wypływem pieniądza w tym samym czasie. Przykładem jest chociażby amortyzacja lub ubezpieczenie.
Gotówka zaś to realna wysokość środków pieniężnych, jaką dysponujesz w danym momencie. I to cash flow pokazuje Tobie, ile tej gotówki posiadasz.
Przykład
Wystawiłeś faktury na 50k, ale dostajesz płatność za 60 dni, a ZUS i dostawców musisz zapłacić za tydzień.
Jak zatem wygląda nasz przykład na liczbach:
Saldo otwarcia: 0,00
Wpływy tego miesiąca: 0,00
Wydatki: ZUS kwota 10k; dostawcy kwota 20k
Saldo zamknięcia miesiąca: (-) 30k
Na tym przykładzie widzisz, że pomimo wystawienia faktur na 50k, nie możesz dysponować tymi pieniędzmi, ponieważ ich nie masz. Będą dostępne za 2 miesiące. Zatem przez 2 miesiące, do czasu otrzymania kwoty z faktury, musisz zapewnić inne finansowanie. Oczywiście to przykład uproszczony, który zakłada, iż na początek miesiąca nie dysponujesz gotówką.
Najprostsza metoda: Cash flow w Excelu
W tym wpisie nauczysz się sporządzać najprostszy plan przepływów pieniężnych.
Krok 1: Przygotowanie arkusza
Otwórz Excel/Google Sheets.
Stwórz kolumny: „Data” | „Opis” | „BO” | „Wpływy” | „Wydatki” | „Saldo”
Dodaj arkusz na minimum miesiąc do przodu.
Wszystko, czego potrzebujesz to arkusz kalkulacyjny.
Co oznaczają poszczególne kolumny:
Data to data operacji.
Opis to opis operacji, czyli wpływ za fakturę od kontrahenta X.
BO to bilans otwarcia okresu, czyli stan środków pieniężnych na początek okresu. Może to być początek tygodnia, jeśli sporządzasz tygodniowe plany albo miesiąca. Częstotliwość zależy wyłącznie od Twoich potrzeb.
Wpływy to pole przeznaczone do wpisania kwoty wpływów na rachunek bankowy czy w gotówce.
Wydatki to pole przeznaczone do wpisania kwoty wypływu pieniądza w związku z konkretnym wydatkiem.
Saldo to pole, w którym obliczasz ilość gotówki będąca do Twojej dyspozycji na koniec okresu.
Prawda, że to proste? Masz już przygotowany arkusz. Możesz przystąpić do uzupełniania pól.
Krok 2: Wpisz stan początkowy
Pierwszy wiersz: aktualne saldo na koncie firmowym (BO).
Data rozpoczęcia: dziś lub pierwszy dzień miesiąca.
Na początek okresu wpisujesz datę oraz stan pieniędzy w banku i w kasie, jakimi dysponujesz.
Krok 3: Zaplanuj przyszłe wpływy
Wystawione faktury z terminami płatności (uwaga: wpisz realny termin, nie ten z faktury!).
Stałe przychody (abonamenty, umowy).
Dodaj bufor: jeśli klient płaci za 30 dni, przyjmij 35-40 dni.
Teraz planujemy wpływy. Wszystkie przychody z faktur przyporządkuj w kwocie brutto do poszczególnych okresów. Dla bezpieczeństwa zachowaj margines kilku dni zwłoki w zapłacie. Wszystkie stałe przychody wpisz w terminach, w jakich zwyczajowo je otrzymujesz.
Krok 4: Zaplanuj przyszłe wydatki
Stałe koszty: ZUS, wynagrodzenia, czynsz, subskrypcje
Planowane zakupy: materiały, sprzęt, usługi
Podatki: VAT, zaliczki na PIT/CIT
Raty kredytów/leasingów
Wydatki wpisz w dacie zapłaty oraz w kwotach wymagających zapłaty. Jeśli nie wiesz dokładnie, jaką kwotę będziesz musiał zapłacić, wpisz w przybliżeniu. Tak jest bezpieczniej. W planie znajduje się bowiem kwota bliższa realnej, a nie żadna.
Krok 5: Aktualizuj rzeczywistość
Raz w tygodniu: zaznacz, co faktycznie wpłynęło i co wypłynęło
Koloruj na zielono (wpłynęło), czerwono (wypłynęło), żółto (planowane)
Poprawiaj prognozy na podstawie rzeczywistych wpływów / wydatków.
Aktualizacja jest kluczowa dla przydatności tego planu. Jeśli nie będziesz porównywał planu do wykonania, to właściwie sam plan nie jest Ci potrzebny. Nie służy niczemu więcej niż tylko hipotezie. To właśnie planowanie i późniejsze porównanie z wykonaniem stanowi o istocie cash flow.
Oczywiście cash flow stanowi także jedno ze sprawozdań finansowych spółki, podobnie jak bilans czy rachunek zysków i strat. Jest to jednak dokument sprawozdawczy pokazujący przeszłość. Służy także do zarządzania, ale w kontekście planowania lub poszukiwania potencjalnych pól do poprawy.
Ja w tym wpisie koncentruję się na planowaniu przepływów i bieżącym wykorzystaniu w działalności firmy.
Krok 6: Analizuj saldo
Obserwuj kolumnę „Saldo” – czy kiedykolwiek spada poniżej zera?
Jeśli tak: będziesz miał problem z płynnością – działaj już teraz.
Po uzupełnieniu wszystkich pozycji musisz obliczyć saldo.
Saldo końcowe = saldo początkowe BO + wpływy – wydatki
Saldo powinno być zawsze większe od zera.
Jeśli w jakimś okresie saldo jest mniejsze od zera, to znaczy, że nie wystarczy Ci pieniędzy, aby zapłacić za planowane wydatki. Wtedy musisz zaplanować dodatkowe wpływy albo zmniejszyć wydatki. Dodatkowym wpływem może być przychód lub pożyczka.
Praktyczne wskazówki
Zakładaj pesymistyczny scenariusz
Klienci płacą później niż deklarują – dodaj 5-10 dni do każdego terminu.
Ty musisz zapłacić w terminie, ale Twoim klienci mogą zapłacić z opóźnieniem. Uwzględnij to w swoim planie przepływów.
Zarządzaj fakturami
Które faktury są już po terminie? Które faktury zbliżają się do terminu? Windykacja to część cash flow. Jeśli masz wątpliwości czy klient zapłaci w terminie, nie czekaj. Działaj.
Bufor bezpieczeństwa
Zawsze trzymaj rezerwę na 1-2 miesiące stałych kosztów.
To bardzo ważna zasada. Nigdy nasz plan nie sprawdzi się w 100%. Zatem tak ważne jest, abyśmy dodali pewien bufor do naszych obliczeń. Jak to uczynić? Miej przygotowany zapas gotówki na miesiąc dwa, aby pokryć koszty stałe funkcjonowania swojego biznesu. To uchroni Cię przed niepotrzebnych stresem.
Rozdziel konta
Oddziel konto firmowe od prywatnego – cash flow dotyczy tylko firmy.
Oczywiście możesz przygotować plan przepływów pieniężnych dla domu. Zrobisz go na podstawie tych samych zasad co w przypadku biznesu.
Jednak tutaj chodzi o to, aby nie mieszać wpływów i wydatków firmowych z prywatnymi. To dwa odrębne źródła. I te dwa źródła powinny takie pozostać, czyli odrębne.
Jeśli okaże się, że w Twoim biznesie brakuje pieniędzy, możesz oczywiście przeznaczyć pewne środki z własnych prywatnych pieniędzy. Jednak trzeba to zaznaczyć. I traktować w biznesie jako pożyczka, a nie środki własne.
Szczególnie ważne dla: Firm z długimi terminami płatności, sezonowych biznesów, firm przed dużą inwestycją
Sporządzenie cash flow jest szczególnie istotne w przypadku biznesów, które mają nieregularne wpływy lub wydatki. Takie fluktuacje utrudniają znacząco zarządzanie pieniędzmi, zatem narzędzie w postaci planu przepływów pieniężnych jest bardzo pomocne.
Typowe pułapki
Mam wystawione faktury, więc mam pieniądze
Nie masz pieniędzy, dopóki nie wpłyną na konto.
Pomijanie małych kosztów
Te subskrypcje po 50-100 zł miesięcznie się sumują. To nie są tylko odrębne pozycje. Możesz natomiast ująć je zbiorczo w postaci jednego wydatku.
Zapominanie o podatkach
Podatek VAT, zaliczki – to nie są Twoje pieniądze, zaplanuj je jako wydatek. VAT zazwyczaj jest płatny do 25 dnia w kolejnym miesiącu. Sporządzając plan, oszacuj kwoty podatku VAT do zapłaty. Jeśli planujesz także zapłatę zaliczek, koniecznie ujmij te kwoty w cash flow.
Brak aktualizacji
Arkusz z zeszłego miesiąca nic ci nie da – musisz go prowadzić na bieżąco. Tylko aktualny plan jest przydatny dla biznesu.
Co zrobić, gdy cash flow pokazuje problem?
Krótkoterminowo
Przyspiesz wpływy (upomnienia, rabat za szybszą płatność), opóźnij wydatki (negocjuj terminy z dostawcami).
Średnioterminowo
Zmień warunki współpracy – krótsze terminy płatności, zaliczki, częściowe przedpłaty. Leasing zwrotny lub krótkoterminowa pożyczka.
Długoterminowo
Buduj poduszkę finansową, rozważ linię kredytową jako zabezpieczenie. Może pożyczka długoterminowa albo podwyższenie kapitału.
Zakończenie
Cash flow to różnica między przetrwaniem, a upadkiem firmy – zysk na papierze nie wystarczy. Musisz mieć pieniądze, aby prowadzić biznes.
Jednak jak przeczytałeś, zbudowanie własnego planu jest proste.
Zatem zacznij już dziś – otwórz Excel i wpisz stan konta.
Za tydzień będziesz spał spokojniej, bo będziesz wiedział, czy za miesiąc wystarczy Ci na ZUS.
Powodzenia!
