Wstęp
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana to tzw. e-faktura. Posiada ona format pliku XML. Wystawca przesyła ją do syetemu KSeF, a ten nadaje unikalny numer. Od tego momentu faktura wchodzi do systemu prawnego.
W niniejszym wpisie przeczytasz:
– o tym, kogo dotyczy KSeF
– jak system działa w praktyce
– jak wystawiać i pobierać faktury
– w jaki sposób powinieneś się przygotować
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo za jego pośrednictwem nadasz, zmienisz lub odwołasz uprawnienia do korzystania z KSeF.
Do czego służy KSeF?
System służy także do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
Kto może korzystać z systemu?
Z KSeF możesz korzystać, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś spółka prawa handlowego, a także jesteś osoba uprawnioną do korzystania z tego systemu na podstawie zawiadomienia o nadaniu uprawnień.
Rodzaje faktur
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona z wykorzystaniem systemu KSeF, wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Faktura ta ma format pliku XML. Od 1 lutego 2026 roku, dla każdej wystawionej faktury będzie stosowana struktura logiczna FA(3).
Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym
Faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować jako podstawowa forma dokumentowania transakcji gospodarczych.
Faktury papierowe i elektroniczne pozostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach.
Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Kogo dotyczy KSeF i jakie są terminy?
Kogo dotyczy obowiązek?
Co do zasady każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF.
Etapy wdrożenia są następujące: 1.02.2026 r. (duże podmioty) i 1.04.2026 r. (reszta).
Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r.
Termin wdrożenia przepisów
Masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF w terminach:
– od 1 lutego 2026 r. jeśli jesteś przedsiębiorcą, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
– od 1 kwietnia 2026 r. jeśli nie spełniasz powyższego warunku, czyli Twoja sprzedaż jest niższa od 200 mln zł.
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur
Ustawodawca przewidział szereg włączeń, między innymi następujące:
– jeśli nie posiadasz siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;
– jeśli dokonałeś sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej
– jeśli korzystasz ze szczególnych procedur jak procedura importu IOSS
– jeśli świadczysz usługi przejazdu autostrada płatną lub usługę przewozu osób na przykład koleją
– jeśli w danym miesiącu wystawiasz faktury na kwotę mniejsza lub równa 10 000 zł brutto łącznie, do końca 2026 roku możesz wystawiać nadal faktury formie elektronicznej lub papierowo
– jeśli wystawiasz faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących lub paragony fiskalne uznane za faktury, tj. do kwoty 450 zł, możesz to robić w formie elektronicznej lub papierowej tylko do końca 2026
Jakich dokumentów nie przesyła się do systemu
Do KSeF nie wysyłasz faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych, not obciążeniowych ani rachunków.
Wystawianie i odbieranie faktur w Aplikacji KSeF?
Wystawianie faktur
Aby wystawić fakturę w Aplikacji KSeF, potrzebne są specjalne imienne uprawnienia. Osoba, która wystawia faktury w KSeF, ponosi za nie odpowiedzialność.
Należy zatem ustalić, kto z ramienia firmy będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur. Czy będzie to pracownik firmy, księgowa czy księgowość zewnętrzna.
Aby wystawić fakturę w KSeF należy: H4
- Posiadać oprogramowanie zintegrowane z KSeF
- Lub skorzystać z bezpłatnych narzędzi: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma lub Aplikacja Mobilna KSeF
- Uwierzytelnić się w KSeF
- Posiadać uprawnienia do wystawiania faktur
- Wystawić i przesłać plik XML faktury
- Otrzymać potwierdzenie wystawienia e-faktury
Odbieranie faktur
- Przed wejściem w życie systemu KSeF, nabywcy odbierają faktury w różnej postaci: papierowej, PDF czy z systemów elektronicznych.
Po wejściu w życie KSeF, faktury pobierane z tego systemu będą miały tylko jeden format.
Nie będą przypisane do pracownika czy miejsca powstawania kosztów.
Należy zatem opracować procedurę, w jaki sposób faktury pobierane z KSeF maja być weryfikowane i w kolejności przypisane do działu / MPK firmy.
Uwaga – od 1 stycznia 2027 roku będziesz musiał podawać w tytule płatności za fakturę numer KSeF. Uwaga – system nie wyśle Ci powiadomienia o tym, że inny podmiot wystawił dla Ciebie fakturę.
Jak się przygotować na KSeF?
Pozyskaj informacje o KSeF
Zachęcam do wizyty na stronie: https://podatki.gov.pl/. Znajdziesz tam wiele przydatnych wyjaśnień, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Przejrzyj procesy komunikacji
Potrzebujesz przejrzeć procesy komunikacji, jakie występują u Ciebie w firmie. Kto obecnie wystawia faktury, kto je otrzymuje i kto zatwierdza. W jaki sposób są udostępniane Twojej księgowości.
Sprawdź, kiedy musisz wystawiać faktury w systemie
Od 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
Sprawdź, od kogo otrzymujesz obecnie faktury
Potrzebujesz przejrzeć transakcje zakupu jakie występują w Twojej firmie. Poprzez system będziesz otrzymywał faktury, zatem należy ustalić jakie faktury i od jakich wystawców będziesz otrzymywał.
Wybierz sposób korzystania z KSeF
Możesz korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, darmowej Aplikacji mobilnej KSef lub także z darmowej aplikacji e-mikrofirma. Możesz jednak zdecydować się na rozwiązania komercyjne zintegrowane z KSeF.
Uzyskaj dostęp do KSeF
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą uprawnienia masz już przyznane, a dostęp do Aplikacji Podatnika uzyskasz poprzez profil zaufany.
Jeśli prowadzisz spółkę, musisz wysłać do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW FA jeśli nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej.
Wygeneruj Certyfikat
Certyfikat będzie jedną z metod uwierzytelniania się w systemie KSeF. Inna z metod uwierzytelniania jest profil zaufany albo podpis kwalifikowany.
Nadaj uprawnienia
Poprzez Aplikację Podatnika KSeF możesz nadać uprawnienia pracownikowi na przykład do wystawiania lub odbierania faktur.
Przetestuj proces
Aplikacja Podatnika w wersji testowej będzie dostępna od 3 listopada 2025.
W jakich środowiskach można testować system?
Środowisko testowe – dostępne od 3 listopada 2025. Możesz zalogować się podając dane anonimowe. Służy do wystawiania faktur zgodnie ze schematem FA(3). Możesz testować system. Faktury wystawione w systemie nie wejdą do obrotu prawnego.
Środowisko demo – dostępne do 15 listopada 2025. Możesz zalogować się własnymi danymi. Służy do wystawiania faktur zgodnie ze schematem FA(3). Możesz testować system z użyciem własnych danych.
Dostosuj procedury
Przejrzyj dotychczasowe sposoby wystawiani i odbierania faktur. Kto jest odpowiedzialny za te czynności.
Jak wygląda procedura kontaktu z księgowością?
Opracuj nową procedurę wystawiania faktur, odbierania faktur oraz ich zatwierdzania, a także przekazywania dokumentów do księgowości.
Tryb Offline24
W KSeF faktury możesz wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do systemu).
Tryb offline to forma wystawiania faktur w KSeF, która pozwala na rejestrację wystawionej faktury w systemie z opóźnieniem.
Po wystawieniu faktury w tym trybie masz obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w kolejnym dniu roboczym.
To rozwiązanie zostało wprowadzone do przepisów na stałe.
Jest to rozwiązanie dobrowolne.
W praktyce może być wykorzystywane przez każdego podatnika.
Jeśli wystawiasz fakturę w tym trybie, za datę wystawienia faktury uznaje się datę wpisaną w polu P_1.
Natomiast za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia numeru przez KSeF.
Przykład:
Jako sprzedawca wystawiasz fakturę z wykorzystaniem trybu offline24 w piątek.
W polu P_1 wpisujesz datę z piątku.
Jednak do systemu wysyłasz tę fakturę w poniedziałek, czyli w kolejnym dniu roboczym.
Nabywca zatem otrzymuje tę fakturę w poniedziałek, i to jest dla niego data otrzymania.
Faktury wystawione w trybie offline24 musza być oznaczone dwoma kodami QR.
Pierwszy to kod QR wystawcy faktury.
Drugi to kod QR przypisany do trybu offlne24.
Nadawanie uprawnień do Aplikacji KSeF
Jeśli jesteś osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarcza i jesteś podatnikiem VAT, uprawnienia zostaną Ci nadane automatycznie. Nie musisz nic wysyłać do urzędu skarbowego.
Osoba fizyczna posiadająca NIP otrzymuje takie uprawnienia automatycznie.
Natomiast w przypadku spółki są dwa rozwiązania – jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z Aplikacji KSeF bez dodatkowych zgłoszeń.
Jeśli spółka nie posiada takiej pieczęci, musi wysłać do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW FA.
ZAW FA
Najprostszą metoda nadania uprawnień jest uzupełnienie formularza ZAW-FA.
W sekcji B wskazujemy dane podmiotu, który te uprawnienia nadaje.
Co ważne, w pozycji 19 wpisujesz adres e-mail. Na ten właśnie adres otrzymasz potwierdzenie, kiedy urząd wprowadzi zgłoszone dane do systemu.
W sekcji C wpisujesz dane osoby, która upoważniasz do korzystania z systemu. Nadajesz jej tzw. uprawnienia pierwotne. Ta osoba będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia poprzez Aplikację Podatnika KSeF, a także nimi zarządzać.
W tej sekcji możesz wpisać swoje dane – na przykład, kiedy jesteś prezesem, albo też możesz wpisać dane dowolnej upoważnionej przez Ciebie osoby.
Pamiętaj jednak, że to ta osoba (upoważniona) od daty wprowadzenia danych przez urząd, będzie zarządzała dalszym nadawaniem uprawnień.
Po przetworzeniu ZAW-FA przez urząd, możesz już zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF.
Uwierzytelniasz się z wykorzystaniem numeru NIP oraz numeru PESEL.
Osoba, której PESEL został zgłoszony poprzez ZAW-FA, zatwierdza logowanie swoim profilem zaufanym.
Certyfikaty
Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania się w systemie (certyfikat typu 1).
Certyfikat KSeF (typu 2) będzie natomiast wymagany przy wystawianiu faktur w trybie szczególnym offline. Certyfikat KSeF typu 2 umożliwi opatrzenie faktury wystawionej offline, kodem QR umożliwiającym weryfikację tożsamości wystawcy faktury.
Certyfikaty KSeF będą ważne 2 lata.
Certyfikat może być wydany:
osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.
Pytania i Odpowiedzi
Czy faktury dla konsumentów trzeba wystawiać w KSeF?
Nie. Faktury dla konsumentów możesz, ale nie musisz wystawiać w systemie.
Czy nabywca musi akceptować fakturę wystawiona w KSeF, aby ta była ważna?
Nie. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer.
Czy będzie możliwa edycja faktury w razie popełnienia błędu?
Nie. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą.
Co należy zrobić, jeśli wystawisz fakturę na błędnego nabywcę?
Aby skorygować błąd związany z wystawieniem faktury na błędnego nabywcę w KSeF, należy wystawić fakturę korygującą do zera z błędnym NIP nabywcy oraz nową fakturę pierwotną z poprawnym numerem NIP nabywcy.
Czy trzeba korzystać z płatnego programu do wystawiani faktur i przesyłania do KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia – Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online (wersja testowa dostępna będzie od 3 listopada 2025 r.) i Aplikację Mobilną KSeF (od 01 lutego 2026 r.).
Gdzie można sprawdzić datę nadania numeru KSeF?
Informacja ta jest podana w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) w polu „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”. oraz w danych widocznych dla odbiorcy w systemie.
Czy system automatycznie wyśle mi informację o tym, że ktoś wystawił dla mnie fakturę?
Nie, system nie wysyła powiadomień.
Czy mogę sprawdzić fakt pobrania faktury przez nabywcę?
Nie, system nie daje takiej informacji.
Jakie tryby wystawiania faktur będą dostępne w KSeF 2.0?
System przewiduje dwa tryby: online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.
Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:
• tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
• tryb offline – kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
• tryb awaryjny – gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu
Co to jest kod QR i do czego służy?
Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić, czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF.
Opracowano z wykorzystaniem opisu dla Krajowego Systemu e-Faktur na podatki.gov.pl.
