Firma działa. Przychody rosną.
Wyciąg bankowy za grudzień ląduje na moim biurku — kilkadziesiąt pozycji, wszystko wygląda normalnie.
PayPal. Obciążenie 4 200 zł.
Szukam faktury. Nie ma. Szukam opisu transakcji. Nie ma. Szukam kontrahenta. Nie ma.
To trzeci raz w tym miesiącu.
To nie jest problem z fakturą. To jest problem z informacją.
I na razie jest tylko mój.
PayPal. 4 200,00. I nic więcej.
Styczeń.
Firma usługowa, kilkanaście osób, przychody stabilne, właściciel skupiony na sprzedaży i rozwoju. Przekazuje do księgowości wyciągi bankowe — tak jak zawsze.
Wyciąg za grudzień wygląda normalnie. Kilkadziesiąt pozycji.
Wpływy, wypływy, prowizje bankowe.
Ale opisy transakcji — znaczna część z nich — to tylko nazwa pośrednika.
„PayPal. 4 200,00.” „PayU. 1 870,00.”
Kto zapłacił? Za co? Do której faktury?
Nie wiadomo.
Część transakcji ma opisy odnoszące się do faktury proforma.
Faktur VAT — brak.
Część transakcji nie ma nic: ani faktury, ani notatki, ani informacji z opisem.
Pieniądze wyszły z konta. Dokąd — można się domyślać.
Pytam.
Dostaję odpowiedź: „to pewnie za tamten projekt, sprawdzę”.
Nie sprawdza. Albo sprawdza, ale odpowiedź nie wraca do mnie.
Z miesiąca na miesiąc nierozliczone transakcje rosną.
Są już na poziomie bliskim 6% sumy bilansowej. To nie jest jednak problem, który widać z zewnątrz.
Ale wynik jest dobry
Scena 1.
Właściciel pyta, czy firma może sobie pozwolić na nowego pracownika.
Podaję wynik firmy, ale zaznaczam: część kosztów jest nieprzypisana.
Nie wiem, czy to koszty bieżące, czy inwestycja, czy spłata zobowiązanie wobec kontrahenta.
Właściciel kiwa głową.
Wynik jest dobry. Decyzja jest logiczna. Tylko obraz jest niepełny.
Pomimo tego, zatrudniają.
Scena 2.
Dostawca dzwoni z pytaniem, czy jego faktura z listopada została opłacona.
W systemie — brak potwierdzenia.
Na koncie — jest transakcja, która pasuje kwotą. Ale nie ma opisu, nie ma faktury VAT od dostawcy, nie ma rozliczenia.
Mówię: „prawdopodobnie tak”. Jednak prawdopodobnie to nie jest odpowiedź, którą chce słyszeć dostawca z 30-dniowym terminem płatności.
Scena 3.
Przygotowuję raport kwartalny.
Koszty operacyjne — zaniżone, bo część wydatków widnieje w „transakcjach do rozliczenia”.
Marża — zawyżona. Wynik — lepszy niż jest.
Właściciel patrzy na raport i mówi: „świetnie, to jedziemy dalej”.
To zdanie brzmi logiczne.
Na podstawie danych, które są dostępne.
Scena 4.
Pytam, czy jest możliwość, żeby pracownicy opisywali transakcje kartami przed końcem miesiąca. Dostaję odpowiedź: „postaramy się, ale u nas jest dużo operacji, nie zawsze jest czas”.
Kto kontroluje dane, które trafiają do mnie? Nie ja.
Transakcje bez dokumentacji
Koniec roku. Kontrahent przysyła potwierdzenie salda.
Liczby się nie zgadzają.
Odsyłam informację: saldo niezgodne. Kontrahent odpowiada — i dołącza zestawienie faktur, które wystawił w ciągu roku.
Zaczynam sprawdzać pozycję po pozycji.
Pierwsza faktura — jest. Druga — jest. Trzecia — brak w systemie.
Płatność wyszła z konta, widać ją na wyciągu. Ale faktura nigdy nie trafiła do księgowości. Ktoś zapłacił kartą, sprawa była pilna, faktura miała przyjść później.
Nie przyszła.
Czwarta pozycja — jest faktura proforma. Faktury VAT nie ma.
Piąta — płatność przez PayPal, opis: brak. Nie wiem, czy to ta faktura, inna, czy coś zupełnie innego.
Cofam się o osiem miesięcy.
Każda niewyjaśniona transakcja to osobna rozmowa, osobny mail, osobne szukanie w skrzynce, w telefonie, w pamięci kogoś, kto „chyba pamięta tamtą płatność”.
Niektórych szczegółów już nikt nie pamięta.
Złudzenie porządku
Iluzja była prosta: dane do księgowości to formalność.
Coś, co „jakoś się robi” na końcu miesiąca.
Wyciąg bankowy idzie do księgowej, a ona „ogarnie”.
Ale dane dla księgowości to nie jest formalność.
To jest surowiec, z którego powstaje obraz finansowy firmy.
Kiedy surowiec jest zanieczyszczony — obraz jest fałszywy.
W tej firmie przez kilka miesięcy narastał mechanizm, który można nazwać „ wysyłamy i jakoś będzie”: wydatki realnie ponoszone, ale nieprzypisane do żadnego okresu, kontrahenta ani kategorii.
Nie znikają — siedzą w bilansie jako nierozliczone.
Rosną. I przez ten czas fałszują każdą liczbę, na której właściciel opiera decyzje.
Zatrudnienie nowej osoby — decyzja oparta na wyniku, który był zawyżony.
Odpowiedź dostawcy — oparta na danych, których nikt nie weryfikował.
Raport kwartalny — dokument, który pokazywał lepszą rzeczywistość niż ta, która istnieje.
A teraz — potwierdzenie salda. I tygodnie pracy nad odszukaniem dokumentów, które powinny były dawno trafić do firmy.
Konsekwencje są trzy
Finansowa: brak rzetelnego obrazu finansów firmy.
Decyzyjna: podejmowanie decyzji na podstawie danych, które są niepełne.
Relacyjna: dostawca, który nie dostał jasnej odpowiedzi, zaczął wstrzymywać kolejne zlecenia.
Nie dlatego, że firma była nieuczciwa.
Dlatego, że nikt nie zbudował systemu, który by to porządkował.
