Firma handlowa, ale chwilowo bez towaru. Jak to możliwe, zapytasz? Tak się stało, ponieważ nie zapłaciła ona za dostawę.
Przeznacz 10 minut raz w tygodniu na zaplanowanie płatności na tydzień kolejny.
Kluczowe punkty:
A. dlaczego warto przeznaczyć 10 minut tygodniowo na zarządzanie płatnościami
B. jaką przewagę daje Ci cotygodniowe sprawdzenie salda na koncie
C. w jaki sposób zaplanować wpływy i wydatki na kolejny tydzień
Całkiem spora firma handlowa.
Kilkunastu pracowników, spory magazyn i małe biuro na zapleczu.
Radzi sobie całkiem dobrze, aż do pewnego poniedziałku, dokładnie do 11 rano. Wtedy dzwoni największy dostawca i oznajmia, że niestety w tym tygodniu dostawy nie będzie. Ostatnie dwie faktury nie są zapłacone, więc żadnych dostaw nie zrealizują do czasu zapłaty.
Firma handlowa potrzebuje towaru, aby działać. Nie ma mowy o brakach. Wtedy przecież nie zarobi.
Telefon od dostawy powoduje początkowo lekka nerwowość. To na pewno pomyłka albo zwykłe przeoczenie. Zaraz to wyjaśnimy.
Po południu tego samego dnia dalej nie było nic wiadomo. Dopiero kolejnego dnia rano okazało się, że faktycznie – dwie ostatnie faktury nie były zapłacone.
Jednak przecież to nie problem. Zaraz przelew zostanie wysłany.
Faktury nie zostały zapłacone, ponieważ …
Nie zapłacono faktur, ponieważ …. Na koncie nie było pieniędzy.
Już sama myśl o braku dostawy spowodowała nerwowość. A teraz okazało się, że nie ma pieniędzy na zapłatę. I właściwie nikt nie wie, kiedy będą.
Zwykła nerwowość przeradza się już w chaos.
Klienci dopytują, kiedy dostarczysz im zamówiony towar. Pracownicy magazynu pytają, co się dzieje, bo magazyn jakiś taki pusty. Boją się, czy aby to nie koniec firmy. A przecież było tak dobrze. Jeszcze do niedawna.
Jednak najgorsze w tej sytuacji jest to, że właściwie nie ma w spółce nikogo, kto znałby przyczynę tego stanu.
Jaka była prawdziwa przyczyna.
Opisana powyżej firma doświadczyła problemu z zapłaceniem faktur na czas.
Jednak istotniejszą kwestią jest prawdziwa przyczyna.
Dlaczego nie zapłacili?
Nie mieli wystarczającej ilości pieniędzy na rachunku.
A dlaczego nie mieli odpowiedniej kwoty na koncie?
Ponieważ nie dopasowali płatności do posiadanych środków oraz planowanych wpływów.
Co znaczy mniej więcej tyle, że wydać możesz tylko tyle, ile masz w danym momencie. Więcej niesyty nie.
Musisz zatem zaplanować, ile możesz wydać i sprawdzić, ile otrzymasz od klientów.
Czas na system.
Potrzebujesz zatem systemu. Zajmie Ci 10 minut tygodniowo.
Ustal termin. Najlepiej każdy piątek, 9.00 rano.
Potrzebujesz następnie trzech rzeczy:
A. dostępu do rachunku bankowego
B. kwot, jakie z tytułu sprzedaży otrzymasz w kolejnym tygodniu na konto
C. zaplanowanych na kolejny tydzień płatności
Jeśli masz już te trzy rzeczy, to zaczynamy.
Bank.
Sprawdź na koncie, ile masz pieniędzy.
Sprzedaż.
Zapisz, ile pieniędzy powinno wpłynąć na rachunek bankowy w przyszłym tygodniu.
Płatności.
Zanotuj, jakie kwoty i wobec kogo, musisz zapłacić w kolejnym tygodniu.
Dwa przykłady.
Przykład pierwszy.
Powiedzmy, że w banku masz 50 tys. zł.
Ze sprzedaży powinno wpłynąć na konto 100 tys. zł.
A suma płatności na kolejny tydzień wynosi 120 tys. zł.
Czyli, wszystko jest w porządku. Masz wystarczająca kwotę, aby zapłacić wszystkie wymagane pozycje.
Przykład drugi.
Przyjmijmy, że w banku masz 50 tys. zł.
Ze sprzedaży powinno wpłynąć na konto tylko 10 tys. zł.
A suma płatności na kolejny tydzień wynosi 120 tys. zł.
Niestety, nie wystarczy Ci na zapłatę wszystkich zobowiązań.
Trzy wyjścia.
Masz zatem trzy wyjścia:
Pierwsze: postarasz się ściągnąć więcej należności od kontrahentów,
Drugie: wynegocjujesz opóźnienie płatności wybranych pozycji,
Trzecie: możesz także pożyczyć brakująca kwotę, i zwrócić po wpływie należności na rachunek w banku.
Powiesz, że przecież zawsze możesz takie porównanie zrobić na bieżąco, przed zapłatą faktury. Nie będziesz miał z czego zapłacić, to zapłacisz później.
Tak, jest i taka możliwość.
Przewagą jednak metody opisanej przeze mnie jest czas. Czas, jaki dostajesz, na spokojne działanie.
A to dlaczego?
Konto bankowe sprawdzasz w piątek rano, czyli z wyprzedzeniem.
Zobowiązania nie są jeszcze wymagalne – musisz je zapłacić dopiero w kolejnym tygodniu.
Zatem masz czas na to, aby policzyć, czy i ile Ci brakuje pieniędzy.
Ale przede wszystkim zyskujesz czas na reakcje.
Jeśli nie masz wystarczającej kwoty, aby zapłacić wszystkie swoje zobowiązania w kolejnym tygodniu, dzwonisz do kontrahenta (jeszcze przed terminem płatności) i prosisz o kilka dni zwłoki w zapłacie. Kontrahent nie jest może zadowolony, ale z pewnością doceni takie podejście i zapewne udzieli zgody na późniejszą płatność.
Masz także czas, aby ewentualnie pożyczyć pieniądze.
Natomiast sprawdzając rachunek bankowy dopiero w momencie, w którym musisz zapłacić zobowiązanie, tego czasu już nie masz.
System 10 minut tygodniowo.
Co da Ci 10 minut w tygodniu? Spokój, czas i pewność.
Czas na ewentualny kontakt z klientem lub na organizację pożyczki.
Pewność, że sytuacja w kolejnym tygodniu Cię nie zaskoczy.
I spokój w firmie, bez pytań o to, czy czasem nie szykuje się jej zamknięcie.
