Koszty stałe a koszty zmienne. I jedne i drugie to koszty, jednak zachowują inaczej w odniesieniu do sprzedaży.
O tym, co odróżnia koszt zmienny od stałego, a także dlaczego warto dzielić koszty na stałe i zmienne, przeczytasz poniżej.
Kluczowe punkty:
- Czym różni się koszt stały od kosztu zmiennego
- Jak wygląda podział na koszty stałe i zmienne w praktyce; przykład
- Dlaczego warto podzielić wszystkie koszty na stałe i zmienne, i to już na etapie ewidencji księgowej
Koszty stałe a koszty zmienne. O co w tym chodzi?
Koszty stałe — ponosisz je niezależnie od tego, czy w danym miesiącu sprzedasz 1000 sztuk, 200 sztuk czy 0 sztuk.
Przykładem może być księgowość czy czynsz za lokal wykorzystywany jako siedziba firmy.
Koszty zmienne — rosną i maleją wraz ze zmianą produkcji.
Surowiec, materiał, prowizja, opakowanie, transport bezpośrednio związany z realizacją zamówienia.
To rozróżnienie ma jedno zastrzeżenie: dotyczy określonego okresu i skali działania.
W długim terminie niemal każdy koszt można zmienić — nawet czynsz, jeśli zrezygnujesz z lokalu, wypowiesz umowę i przeniesiesz się w droższe miejsce.
Jednak w okresie miesiąca czy kwartału, przy typowej skali działania firmy, ten podział zasadny i praktyczny.
Jak rozróżnić koszt stały od zmiennego?
Zrób następujący test. Zadaj sobie pytanie myśląc o jakimś konkretnym koszcie:
„Czy on się zmieni, jeśli w tym miesiącu nie sprzedam nic? A jeśli sprzedam dwa razy więcej?”
Jeśli odpowiedź brzmi „nic się nie zmieni” — to koszt stały.
Jeśli koszt rośnie lub maleje razem ze sprzedażą — to koszt zmienny.
Część kosztów ma charakter mieszany — np. energia elektryczna, gdzie jest stała opłata abonamentowa i część zależna od zużycia. W małej firmie nie trzeba tego komplikować: wystarczy przypisać taki koszt do kategorii, która w nim dominuje, albo w prostej notatce rozdzielić go na część stałą i zmienną.
Przykład. Firma produkująca palety drewniane.
Co może być kosztem stałym, a co zmiennym:
Koszty stałe: czynsz za halę produkcyjną, leasing wózka widłowego, wynagrodzenia administracji i działu sprzedaży, księgowość, ubezpieczenie majątku.
Koszty zmienne: drewno, gwoździe i łączniki, energia zużywana bezpośrednio przez maszyny produkcyjne, transport gotowych palet do klienta, wynagrodzenie pracowników produkcji rozliczane akordowo.
Jeśli firma nie wyprodukuje w danym miesiącu ani jednej palety, nadal zapłaci czynsz, leasing i wynagrodzenia administracji.
Ale nie kupi drewna i nie zapłaci za transport — bo nie będzie czego przewozić.
Przykład. Firma handlująca kawą.
Firma importuje i sprzedaje kawę ziarnistą.
Koszty stałe: czynsz magazynu, wynagrodzenie działów administracji i obsługi klienta, księgowość, licencje i abonamenty (np. system do zarządzania zamówieniami), ubezpieczenie.
Koszty zmienne: koszt zakupu ziaren kawy u dostawcy, opakowania, ubezpieczenie i transport międzynarodowy, prowizje handlowców naliczane od wartości sprzedaży.
Dlaczego warto ewidencjonować koszty w podziale na stałe i zmienne.
Ewidencja to zapis. Zapisy tworzą dane. A od jakości tych danych zależy, na czym opierasz swoje decyzje.
Dlatego warto tak zaplanować ewidencję, żeby od razu zapisywała koszty w podziale na stałe i zmienne — nie osobno, nie na boku, tylko w samej księgowości.
Ale żeby to było możliwe, ktoś musi najpierw wiedzieć, który koszt jest stały, a który zmienny.
I tym kimś nie jest księgowość. Jest nim Ty przedsiębiorco.
(oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest wspólne ustalenie razem z księgowością odpowiedniego podziału kosztów i sposobu przekazywania tej informacji do księgowości)
To Ty znasz swoją firmę na tyle dobrze, żeby wiedzieć, że opłata za moc energetyczną nie zmieni się, gdy sprzedaż wzrośnie, a zużycie produkcyjne — owszem.
Wystarczy, że przy przekazywaniu dokumentów do księgowości zaznaczysz tę informację. Reszta to już tylko technika zapisu.
Dlaczego to ważne, abyś wiedział, który koszt jest stały, a który zmienny.
Dlatego to ważne, ponieważ od tego zależy, jak Twoja firma zareaguje na zmiany sprzedaży.
Firma z wysokim udziałem kosztów stałych — duża hala, dużo maszyn, rozbudowana administracja — zarabia dużo przy wysokiej sprzedaży, ale przy jej spadku bardzo szybko może zanotować stratę.
Przecież koszty stałe trzeba zapłacić niezależnie od wyniku.
Firma z wysokim udziałem kosztów zmiennych — mały zespół, wynajmowany sprzęt, materiał kupowany na bieżąco, jest bardziej elastyczna.
Przy spadku sprzedaży koszty też spadają, więc ewentualna strata jest dużo mniejsza. Jednak przy wzroście sprzedaży zysk rośnie wolniej, ponieważ więcej pozycji kosztowych wzrasta razem z przychodem.
Nie ma natomiast dobrej i złej struktury kosztów. Każda relacja kosztów stałych i zmiennych jest charakterystyczna dla danej firmy. Zależy ona od procesu produkcji, od majątku czy od źródeł jego finansowania.
Pamiętaj także, że podział na koszty stałe i zmienne stanowi fundament progu rentowności. Bez tego podziału nie da się go w ogóle policzyć tego wskaźnika.
Przykład. Firma handlowa. Wazony i rośliny doniczkowe.
Firma handlowa z siedzibą we Wrocławiu, prowadząca dwie linie sprzedaży: wazony i rośliny doniczkowe.
Magazyn wazonów mieści się we Wrocławiu, przy siedzibie firmy.
Magazyny roślin — sześć, w różnych miejscach na terenie kraju.
To jedna firma. Sporządza jeden rachunek wyników. Jednak ma dwa różne asortymenty w sprzedaży. I inna jest także ich charakterystyka.
Ale jak to wpływa na podział kosztów na stałe i zmienne?
Wynagrodzenia zarządu, pracowników obsługujących magazyny, administracji i księgowości — to koszty stałe. Ponoszone są one niezależnie od tego, czy w danym miesiącu sprzeda się sto wazonów, czy tysiąc. Podobnie koszty utrzymania samych magazynów i samochodów służbowych — stałe, bo firma płaci je bez względu na wolumen sprzedaży.
Koszt zakupu wazonów i koszt zakupu roślin doniczkowych — to już koszty zmienne. Rosną wprost proporcjonalnie do tego, ile firma sprzedaje. Podobnie transport — im więcej dostaw, tym wyższy koszt, więc też zalicza się do zmiennych.
Do tego miejsca podział wydaje się prosty.
Teraz coś trudniejszego.
Firma rozważa zakup samochodu dostawczego w leasingu. Auto ma obsługiwać wyłącznie dostawy roślin doniczkowych do dwóch konkretnych regionów.
Jak sklasyfikować koszt leasingu — jako stały czy zmienny?
Formalnie — jako stały. Rata leasingowa jest taka sama bez względu na to, czy auto jeździ codziennie, czy stoi w garażu przez tydzień. Firma płaci ją niezależnie od liczby dostaw.
Ale sama klasyfikacja nie odpowiada na pytanie, które naprawdę interesuje właściciela przed podpisaniem umowy: przecież samochód będzie oddany w użytkowanie tylko na potrzeby dwóch regionów. Nie będzie dostępny dla wszystkich 6. I co najważniejsze: nie będzie także dostępny dla działu sprzedaży wazonów.
Zatem pytanie brzmi, czy te dwa regiony wygenerują wystarczająco dużo sprzedaży, żeby ten stały koszt się zwrócił?
To dokładnie ten moment, w którym klasyfikacja księgowa i decyzja biznesowa się rozchodzą.
Koszt leasingu trafi do kosztów stałych w rachunku zysków i strat (chociaż w szczególności jest to koszt stały przypisany do dwóch centrów sprzedaży roślin doniczkowych, zapewne w jakiejś wyliczonej proporcji).
Jednak decyzja o jego opłacalności wymaga policzenia czegoś innego: ile dodatkowej marży na sprzedaży roślin w tych dwóch regionach trzeba wygenerować, żeby pokryć ten konkretny dodatkowy stały koszt raty.
Nie wystarczy wiedzieć, że koszt jest stały.
Trzeba wiedzieć, jaki wolumen sprzedaży w tych konkretnych regionach pokryje ten wydatek.
Jak wykorzystać podział kosztów w zarządzaniu firmą.
Decyzje cenowe:
Obniżka ceny „zjada” marżę uzyskiwaną na każdej sprzedanej sztuce. Czyli, obniżka wpływa bezpośrednio na relację kosztu zmiennego do przychodu. Znając strukturę kosztów, szybciej sprawdzisz, czy niższa cena jeszcze się opłaca.
Decyzje dotyczące zatrudnienia:
Zatrudnienie na umowę o pracę to zwykle koszt stały. Płacisz go niezależnie od tego, ile sprzedasz. Natomiast współpraca rozliczana od zlecenia czy prowizyjnie to koszt zmienny. Wzrasta i maleje razem ze skalą działania.
Wybór między tymi formami to w praktyce wybór poziomu ryzyka jakie ponosisz.
Decyzje odnośnie skali działalności:
Zwiększenie produkcji czy sprzedaży ma sens, jeśli przychód z dodatkowej jednostki pokrywa jej koszt zmienny — i zostawia nadwyżkę.
Cena sprzedaży 10 zł
Przykład: cena sprzedaży wynosi 10 zł. Koszt zmienny wynosi 7 zł.
Jeżeli teraz sprzedajemy tę jednostkę po 10 zł, ale możemy podjąć decyzję o zwiększeniu sprzedaży w cenie 7 zł, to czy ona jest opłacalna?
Co do zasady: nie. W takim przypadku sprzedajemy każdą jednostkę za 7 zł, a koszt jej wyprodukowania wynosi także 7 zł. Zatem, na sprzedaży nie zarabiamy nic.
A teraz cena sprzedaży 8 zł
Ale… gdybyśmy rozważali sprzedaż za 8 zł, to odpowiedź byłaby już pozytywna. A to dlaczego? Ponieważ sprzedajemy wprawdzie poniżej pierwotnej ceny, ale jednak zarabiamy na każdej sztuce sprzedanej 1 zł. Zawsze to więcej niż nic.
Ta nadwyżka nazywa się marżą pokrycia. I to ona, nie sama sprzedaż, decyduje, czy wzrost wolumenu poprawia wynik.
W tym przykładzie marża pokrycia wynosi 1 zł (przy sprzedaży w cenie 8 zł).
Koszty stałe zostają bez zmian, niezależnie od tego, czy sprzedasz sto sztuk, czy tysiąc. To oznacza, że każda kolejna sprzedana jednostka, ponad tę, która już pokryła koszty stałe, generuje zysk w wysokości swojej marży pokrycia.
O co w tym chodzi?
Przyjmijmy, że firma sprzedaje 100 szt. w cenie 10 zł. Koszt zmienny wynosi 7 zł.
Zatem przychód to 1000 zł, a koszty zmienne 700 zł.
Przyjmijmy także, że koszty stałe wynoszą 200 zł.
Jak wygląda teraz rachunek wyników?
Przychód 1000 zł minus koszty 900 zł daje nam zysk w wysokości 100 zł.
I tu druga część, czyli oferta dodatkowej sprzedaży, ale w cenie 8 zł.
Niech firma sprzeda w tej cenie 200 szt. To dodatkowa sprzedaż.
Przychody wyniosą 200 x 8 = 1 600 zł, natomiast zmienny stały 1 400 zł.
Zatem wynik na tej dodatkowej sprzedaży wynosi 200 zł.
Ale, ale… koszt stały jest już pokryty z marzy na sprzedaży 100 szt. w cenie 10 zł.
Zatem, zysk finansowy firmy nie wynosi już tylko 100 zł a 300 zł.
Zatem, czy warto było sprzedawać? Tak, ponieważ przy pokrytych kosztach stałych, każda dodatkowa jednostka sprzedaży generuje zysk dla firmy.
Negocjacje z dostawcami:
Koszt zmienny (np. cena surowca) warto negocjować przy każdym większym zamówieniu — bezpośrednio wpływa na marżę jednostkową i Twój zysk.
Koszt stały (np. czynsz, leasing) także oczywiście warto negocjować. Jednak wpływa on na zysk w dłuższym terminie czasu.
Błędy w klasyfikacji kosztów.
Błąd pierwszy: traktowanie wszystkich kosztów jako jednej kategorii.
W takim przypadku widzisz tylko sumę kosztów, nie widzisz jej struktury. Nie wiesz także co się stanie, jeśli sprzedaż wzrośnie lub zmaleje o X sztuk.
Błąd drugi: mylenie częstotliwości płatności ze stałością kosztu.
Koszt płacony co miesiąc nie musi być kosztem stałym. Prowizja handlowca wypłacana comiesięcznie to nadal koszt zmienny — zależy od sprzedaży, nie od terminu wypłaty.
Błąd trzeci: ignorowanie kosztów mieszanych.
Energia, niektóre abonamenty czy usługi transportowe mają część stałą i część zmienną. Wrzucenie całości kosztu do jednej kategorii może zniekształcić obraz, zwłaszcza przy większej skali działania.
Błąd czwarty: klasyfikacja raz na zawsze.
Struktura kosztów zmienia się razem z firmą i jej rozwojem.
Nowy etat, nowa maszyna w leasingu, zmiana modelu wynagradzania handlowców — każda z tych decyzji przesuwa proporcje pomiędzy kosztami stałymi a zmiennymi.
Ciekawostka.
W latach 80. szef American Airlines, Robert Crandall, znany był z bezwzględnego podejścia do kosztów.
Zauważył, że każda porcja sałatki serwowanej pasażerom pierwszej klasy zawierała jedną oliwkę. Podjął decyzję: usunąć ją z talerza.
Pojedyncza oliwka to koszt tak mały, że praktycznie niezauważalny. Ale przy milionach posiłków serwowanych rocznie ten sam mikroskopijny koszt, pomnożony przez skalę działania linii lotniczej, dał oszczędność rzędu 40 000 dolarów rocznie.
Podsumowanie.
Koszty stałe ponosisz niezależnie od sprzedaży.
Koszty zmienne rosną i maleją razem ze sprzedażą.
Jeśli masz wątpliwości, który koszt jest stały, a który zmienny, zrób tak:
Pomyśl czy ten koszt traktowany jako ilość pieniędzy, którą musisz oddać na zewnątrz firmy, wzrośnie, jeśli wzrośnie Twoja sprzedaż?
Policz to.
Jeśli wzrośnie, to koszt zmienny.
Jeśli nie wzrośnie, to koszt stały.
I pamiętaj, że istnieją koszty, które mają w sobie zarówno część stałą, jak i zmienną.
Podział na koszty stałe i zmienne stanowi podstawę do obliczenia progu rentowności.
A jeśli chamiałbyś dowiedzieć się, jak obliczyć próg rentowności, zapraszam do wpisu na naszym blogu: Co to jest próg rentowności i jak go obliczyć?
