Jakie kryteria uwzględnić przy wyborze biura rachunkowego? Wpis pokazuje, że porównanie ofert nie powinno kończyć się wyłącznie na cenie. Podpowiada także, jak przygotować się do rozmowy, aby otrzymać oferty naprawdę porównywalne.
Kluczowe punkty:
- Niższa cena księgowości nie zawsze oznacza niższy jej koszt dla Ciebie. Cena zależy głównie od zakresu usługi i poziomu odpowiedzialności, jaki się w niej mieści.
- Zanim poprosisz o ofertę, warto najpierw dokładnie opisać własną firmę (wielkość, branża, zatrudnienie, sprzedaż w walutach). Dzięki temu porównujesz oferty rzetelnie, a nie przypadkowo.
- Prawdziwy koszt księgowości widać dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie po Twojej myśli. Dlatego właśnie warto wiedzieć, jakie kryteria uwzględnić przy wyborze biura rachunkowego, zanim podpiszesz umowę.
„To jest za drogie, moja księgowa bierze mniej” — a co, jeśli to Ty płacisz więcej?
Prawie każdy właściciel firmy, który kiedykolwiek porównywał oferty księgowe, miał w głowie myśl: „to za drogo, na pewno znajdę tańszą ofertę”.
To naturalna reakcja — cena jest pierwszą rzeczą, którą widać, więc pierwszą, którą się porównuje.
Kłopot w tym, że cena za prowadzenie księgowości nie mówi nic o tym, co faktycznie otrzymasz.
Dwie oferty o różnicy 300 złotych miesięcznie mogą oznaczać zupełnie inny zakres pracy, różny poziom odpowiedzialności i różne konsekwencje w razie błędu.
Ten wpis nie ma Cię przekonać, żeby wybrać droższą opcję. Ma pomóc Ci zobaczyć, co faktycznie porównujesz, zanim podejmiesz decyzję.
Dlaczego dwie oferty księgowości mogą mieć zupełnie inną cenę?
Cena usługi księgowej zależy od tego, ile pracy i odpowiedzialności się w niej mieści.
Jedna oferta może obejmować wyłącznie księgowanie dokumentów i wysyłanie deklaracji — czysto techniczne wprowadzanie danych.
Inna może dodatkowo obejmować bieżące doradztwo czy bieżącą pomoc w razie nagłych problemów. Może również obejmować pilnowanie terminów, o których sam przedsiębiorca mógłby zapomnieć.
To nie są dodatki „na pokaz”. To różnica między księgową, która rejestruje to, co się już wydarzyło, a taką, która pomaga uniknąć sytuacji, w których coś dzieje się nie tak jak tego oczekujesz.
Co tak naprawdę wchodzi w skład usługi księgowej?
Zanim porównasz dwie stawki, warto sprawdzić, co się w nich mieści.
Oto kilka pytań, które pokazują różnicę szybciej niż sama kwota w ofercie:
- Czy w cenie jest tylko księgowanie, czy też odpowiadanie na pytania w trakcie miesiąca?
- Czy ktoś przypomni Ci o terminie, zanim on upłynie?
- Czy ktoś odbierze telefon od Ciebie albo odpowie na maila? (tak, to wydaje się dziwne, ale są takie biura, które nie odbierają telefonów, a na wiadomości odpowiadają po tygodniu i to jeszcze losowo)
- Czy w razie kontroli lub pytania z urzędu masz bezpłatne wsparcie? A może zostajesz z tym sam lub musisz za tę usługę zapłacić dodatkowo? (to szczególnie ważne, kiedy otrzymujesz wezwanie z urzędu skarbowego i masz 7 dni na korektę, a księgowość nie odpowiada na Twoje prośby)
- Czy usługa obejmuje choćby podstawowe konsultacje dotyczące tego, czy firma mogłaby płacić legalnie mniej podatku?
Odpowiedzi na te pytania nie zawsze są widoczne w cenniku.
Czasem trzeba je zadać wprost.
Ile kosztuje błąd, którego tańsza opcja nie zauważy?
Niższa miesięczna stawka wygląda dobrze na w ofercie i na fakturze. Zapłaciłeś mniej, więc zostaje więcej na inne wydatki.
Ale prawdziwy koszt księgowości widać dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak. Może to być spóźniona deklaracja, przeoczona zmiana przepisów, błąd, który trzeba naprawiać miesiące później i zapłacić zaległe odsetki. Wtedy różnica kilkuset złotych miesięcznie przestaje mieć znaczenie wobec kosztu naprawienia problemu, do którego droższa obsługa by nie dopuściła.
To nie znaczy, że każda tańsza oferta jest gorsza. Znaczy tylko tyle, że warto sprawdzić, dlaczego jest tańsza, zanim założysz, że to po prostu lepsza okazja.
Co warto przygotować o własnej firmie, zanim w ogóle poprosisz o ofertę?
Zanim napiszesz do pierwszego biura rachunkowego, warto przeznaczyć kilkanaście minut na opisanie własnej firmy. Bez tego dwie oferty mogą się różnić nie dlatego, że jedna jest gorsza, tylko dlatego, że każde biuro wyceniało inny zakres usług.
Zanim zapytasz o cenę, przygotuj odpowiedzi na kilka pytań o samą firmę:
- Jaka jest wielkość firmy — ilu masz oddziałów i jaki jest roczny przychód?
- Jaka jest suma bilansowa firmy?
- Czy sprzedaż odbywa się wyłącznie w złotówkach, czy także w walutach obcych?
- Ile masz rachunków bankowych i czy któryś z nich prowadzony jest w walucie?
- Czy importujesz towary — a jeśli tak, to z jakich krajów. Czy z Unii Europejskiej, spoza Unii, ale z Europy, czy też spoza Europy?
- Czy zatrudniasz pracowników, a jeśli tak — ilu?
- Czy oprócz księgowości potrzebujesz też doradztwa podatkowego?
Im dokładniej opiszesz swoją firmę na starcie, tym łatwiej porównasz oferty, które faktycznie odpowiadają na Twoje potrzeby. Wtedy zamiast porównywać ceny za usługi, które w każdym biurze mogą znaczyć coś innego.
Czego możesz się spodziewać, wybierając dane podejście?
Wybór biura rachunkowego przypomina trochę wybór na przykład samochodu.
Możesz kierować się wyłącznie ceną zakupu — i to naturalne, bo to pierwsza liczba, którą widzisz. Ale to, co naprawdę dostajesz, ujawnia się dopiero później, przy codziennym użytkowaniu. Albo w momencie, kiedy musisz zapłacić za coroczny przegląd.
Jeśli wybierzesz węższy zakres usługi za niższą cenę, zyskujesz niższy koszt miesięczny i możesz swobodniej dysponować budżetem na inne potrzeby firmy. W zamian bierzesz na siebie więcej. To Ty pilnujesz terminów, Ty szukasz odpowiedzi na pytania podatkowe, Ty reagujesz, gdy przyjdzie pismo z urzędu.
Jeśli wybierzesz szerszy zakres za wyższą cenę, płacisz więcej co miesiąc. Jednak zyskujesz coś, czego nie widać na fakturze: kogoś, kto przypomni o terminie, zanim go przegapisz, odpowie na pytanie tego samego dnia, a w razie kontroli szybko ustali w czym leży problem. I zareaguje.
To niekoniecznie oznacza więcej wydanych pieniędzy w skali roku — czasem oznacza mniej pieniędzy straconych na błędach, które się nie wydarzyły.
Żadne z tych podejść nie jest z założenia lepsze. Jest po prostu dopasowane do innych potrzeb. Ważne, żebyś wiedział, których potrzebuje Twoja firma, zanim zdecydujesz, na czym oprzeć wybór.
Podsumowanie
Wybór księgowej czy biura rachunkowego to decyzja, którą podejmuje właściciel czy zarządzający firmą. Chodzi jednak o to, żeby ta decyzja opierała się na pełnym obrazie, a nie wyłącznie na cenie widocznej na pierwszej stronie oferty.
Podsumowując, przy wyborze warto uwzględnić: zakres usługi kryjący się za ceną, dostępność i szybkość kontaktu, wsparcie w razie kontroli lub pytania z urzędu, dopasowanie oferty do specyfiki Twojej firmy oraz koszt, jaki poniesiesz, jeśli coś pójdzie nie tak.
Czasem tańsza opcja jest naprawdę wystarczająca — jeśli firma ma takie oczekiwania i nie potrzebuje nic więcej niż księgowanie dokumentów.
Ważne, abyś wiedział, czego potrzebujesz i do swoich oczekiwań dostosował daną propozycję współpracy.
„Prawo biznesu zabrania płacenia mało i otrzymywania dużo.” — John Ruskin
vs
„To za drogo. Moja księgowa bierze mniej.” — losowo wybrany potencjalny klient biura rachunkowego.
Co o tym myślisz?
Taniej czy drożej — to żadne porównanie.
Ile dostajesz za mniej? A ile za więcej?
Jeśli to wiesz, wtedy każda oferta ma swoją cenę.
I swoją korzyść dla Ciebie.
Oferujemy księgowość pełną i księgowość uproszczoną. Jeśli chciałbyś przeczytać więcej, zapraszam na nasze dedykowane podstrony: księgowość pełna i księgowość uproszczona.
