Dowiedz się, jaka jest różnica między księgowością a informacją zarządczą. I co trzeba zrobić, żeby dane księgowe zaczęły realnie wspierać decyzje w firmie.
To wszystko znajdziesz w poniższym wpisie, ale przygotowałam także poradnik: „Wiedz, na czym konkretnie zarabiasz”. Możesz go pobrać i mieć tę wiedzę zawsze pod ręką, w skróconej formie.
Kluczowe punkty:
- Księgowość rejestruje zdarzenia gospodarcze zgodnie z przepisami — jej celem jest zgodność z ustawą o rachunkowości.
- Rachunek wyników pokazuje wynik całej firmy zbiorczo. Nie mówi natomiast, który produkt albo usługa zarabia dla firmy, a który jest tylko obciążeniem finansowym.
- Bilans nie pokazuje wyniku wprost, ale kształtuje go pośrednio — poprzez odsetki, amortyzację czy rozliczenia międzyokresowe.
- Żeby dane księgowe stały się informacją zarządczą, potrzebny jest odpowiednio ułożony plan kont. Potrzebna jest także decyzja przedsiębiorcy odnośnie tego, co dokładnie chce on monitorować.
Jaka jest różnica między księgowością a informacją zarządczą i czy to w ogóle ważne?
Twoja księgowość pokaże Ci zbiorczy wynik w postaci rachunku wyników.
Jednak nie pokaże Ci wprost, ile i na czym zarabiasz. Do tego potrzebna jest analiza — ale też dobrze ustawiony plan kont.
I tu pojawia się problem, bo temat planu kont nie jest traktowany jako element zarządczy w firmie. Kojarzy się raczej z czymś, co zostawia się księgowej i o czym przedsiębiorca nie musi pamiętać ani zajmować się jego planowaniem.
Jednak nie powinno tak być.
Wcale nie musisz znać się na księgowości, żeby zrozumieć, dlaczego Twoje dane finansowe są tak istotne i dlaczego potrzebujesz dobrze zbudowanego dostępu do danych księgowych. Wystarczy zrozumieć różnicę między dwiema rzeczami: księgowaniem i informacją zarządczą.
Czym jest księgowanie
Księgowanie to rejestrowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z przepisami — ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym. Każda faktura, każda wypłata, każdy zakup środka trwałego musi zostać ujęty w odpowiedni sposób. I oczywiście we właściwym okresie, na właściwym koncie księgowym.
Cel tego procesu to w pierwszej kolejności zgodność z przepisami i sprawozdawczość podatkowa. Dopiero w drugiej kolejności to podejmowanie decyzji biznesowych.
Księgowość odpowiada na pytanie „co się wydarzyło i czy zostało to ujęte prawidłowo w księgach rachunkowych”, a nie na pytanie „co powinienem zrobić dalej”.
To ważne rozróżnienie, bo wielu przedsiębiorców być może oczekuje od księgowości czegoś, do czego nie została prawidłowo zaprojektowana.
Co dostajesz z księgowości
Z prawidłowo prowadzonej księgowości otrzymujesz przede wszystkim dwa dokumenty: rachunek wyników i bilans.
Oba są oczywiście prawdziwe, bo pokazują wynik firmy za okres oraz stan majątku i zobowiązań oraz kapitału na dany dzień.
Oba są także zgodne z przepisami. Ale żaden z nich, sam w sobie, nie jest jeszcze podstawą do decyzji zarządczych.
Dlaczego? Ponieważ rachunek wyników oraz bilans dotyczą całej firmy, a nie jej fragmentów, które bezpośrednio wpływają na wynik.
Rachunek wyników: wynik prawdziwy, ale nie wystarczający
Rachunek wyników pokazuje przychody, koszty i wynik netto za dany okres. To podstawowy dokument, po który sięga każdy przedsiębiorca chcący sprawdzić, czy firma zarabia.
Problem w tym, że ten wynik dotyczy całej firmy, zagregowanej jako jedna całość.
Dodatni wynik na koniec okresu czy roku nie oznacza, że firma jest dobrze zarządzana. Może tak się zdarzyć, że jeden świetnie rentowny kontrakt czy jedna linia produktowa zarabia na wszystkie pozostałe biznesy danej firmy.
Przykład: firma w dziale obuwia za pierwsze trzy miesiące ma 300 tys. zysku. Jednak, jeśli przyjrzymy się poszczególnym kontraktom realizowanym przez ten dział, to okaże się, że na dwóch kontraktach firma poniosła stratę, a zyskowny okazał się tylko jeden.
Rachunek wyników tego nie pokazał — pokazał tylko wynik całej firmy.
To prowadzi nas do sedna: czym właściwie jest decyzja zarządcza w kontekście wyniku finansowego?
To decyzja podjęta na podstawie danych odnośnie wyniku finansowego dla każdej z grup produktów czy dla każdego zakładu z osobna.
Sama znajomość wyniku rocznego niczego nie rozstrzyga. Rozstrzyga wiedza, jakie konkretnie grupy produktów czy usług i w jakim stopniu wypracowały wynik danego okresu.
Przykład: firma na koniec roku ma 500 tys. zysku netto. Na ten wynik składa się 1,0 mln zł zysku, który wypracował dział obuwia (na przykład), 300 tys. zł straty, jaką poniósł dział odzieży i 200 tys. straty, jaką poniósł dział dodatków. Jaki z tego wniosek? Gdyby firma miała tylko dział obuwia, mogłaby się cieszyć zyskiem w wysokości 1,0 mln zł. Jednak ma także dwa inne działy, które z zysku 1,0 mln zł zrobiły tylko 500 tys. zł.
Bilans: jak wpływa na wynik finansowy firmy
Bilans to drugi dokument, który dostajesz z księgowości.
W skrócie: to zestawienie aktywów (tego, co firma posiada) i pasywów (tego, skąd pochodzi finansowanie), sporządzone na dany dzień.
Rachunek wyników pokazuje film z całego okresu — bilans pokazuje zdjęcie w jednym momencie.
Bilans pokazuje strukturę majątku firmy (czy mamy maszyny, nieruchomości, ile mamy należności i gotówki) oraz źródła jego finansowania (kapitał podstawowy spółki, zysk z lat ubiegłych oraz zobowiązania).
Podobnie jak rachunek wyników, bilans także jest dokumentem zarządczym. Jednak, aby go tak realnie wykorzystać właśnie do zarządzania, trzeba mu się dokładniej przyjrzeć.
Kluczowe jest tu jedno rozróżnienie: część kont — kosztowych i przychodowych — wpływa na wynik bezpośrednio i od razu.
Konta bilansowe natomiast wpływają na wynik pośrednio, poprzez to, co z nich wynika w czasie. Trzy przykłady pokazują to najlepiej:
- Pożyczka. Sama kwota zaciągniętej pożyczki nie pojawia się w rachunku wyników — to zdarzenie bilansowe. Ale odsetki od tej pożyczki już tak, i to one, miesiąc po miesiącu, obciążają wynik.
- Rozliczenia międzyokresowe kosztów. Klasyczny przykład to roczna polisa ubezpieczeniowa — zapłacona jednorazowo, pieniądze wyszły z konta od razu, ale w kosztach pojawia się sukcesywnie, np. przez kolejnych dwanaście miesięcy.
- Amortyzacja środka trwałego. Maszynę czy samochód firma kupuje i płaci za nią jednorazowo — ale koszt tego zakupu trafia do rachunku wyników rozłożony na lata, zgodnie z przyjętym okresem amortyzacji.
To pokazuje, że decyzje majątkowe i finansowe — jak sfinansować inwestycję, czy wziąć kredyt, jak rozliczać środki trwałe — nie są neutralne dla wyniku. Kształtują go, tylko z opóźnieniem i w sposób, który łatwo przeoczyć, patrząc wyłącznie na rachunek wyników.
Od księgowości do informacji zarządczej
Księgowość zajmuje się danymi.
Natomiast zarządzanie finansami firmy wykorzystuje te dane do kierowania firmą.
Zatem, aby skutecznie zarządzać firmą, potrzebujesz odpowiednio przygotowanych danych pochodzących z księgowości.
Tu dochodzimy do praktycznej strony tematu.
Rachunek wyników jest dokumentem zbiorczym. Dotyczy całego biznesu jako jednej całości. Żeby realnie zarządzać firmą, potrzebne są wyniki w podziale — na produkty, usługi, zakłady, kontrakty czy inne kryteria istotne z punktu widzenia właściciela.
To, jaki ma być ten podział, nie jest decyzją księgową — to decyzja biznesowa.
To przedsiębiorca ustala, jakie grupy produktów czy obszarów działalności chce monitorować pod względem rentowności i jak bardzo szczegółowy ma być ten podział.
Zadaniem księgowości natomiast jest odpowiednie ułożenie planu kont. Księgowość musi także konsekwentnie księgować wszystkie faktury i inne dokumenty. Jeśli dany samochód jest wykorzystywany wyłącznie przez dział obuwia, to koszty muszą być zawsze przypisane do działu obuwia. Nie na przykład do działu odzieży.
To samo rozróżnienie dotyczy bilansu. Warto rozgraniczyć konta, które bezpośrednio kształtują wynik, od kont bilansowych, które kształtują go pośrednio — tak jak pokazały to przykłady z pożyczką, ubezpieczeniem czy amortyzacją.
Jeśli firma zaciągnęła pożyczkę wyłącznie na budowę magazynu przeznaczonego dla działu dodatków, to odsetki od tej pożyczki muszą być przypisane do działu dodatków.
Dopiero to rozróżnienie pozwala zobaczyć, że decyzje majątkowe i finansowe to nie oddzielny świat od wyniku firmy, tylko jeden z jego źródeł, po prostu działający z opóźnieniem.
Co powinieneś zapamiętać z tego wpisu?
Powiedz księgowemu, jakie masz źródła przychodów i kosztów.
Ułóż z księgowym taki plan kont, który pozwoli na pozyskanie danych użytecznych do zarządzania firma.
I korzystaj ze zdobytej wiedzy.
Nikt lepiej nie wykorzysta własnych danych księgowych, jak właściciel, który pomógł zbudować plan kont własnej firmy.
Jeśli chciałbyś przeczytać o tym, jakie zdarzenia gospodarcze wpływają na bilans, zapraszam na blog Lantis do wpisu: [Jakie zdarzenia gospodarcze wpływają na bilans].
A jeśli wolisz, abyśmy razem z Tobą utworzyli plan kont dla Twojej firmy, napisz lub zadzwoń.
