Stabilność bilansu firmy nie bierze się z szczęścia. Bierze się z decyzji podjętych, zanim ktokolwiek wiedział, że będą potrzebne.
Ta sama wiadomość. Dwie zupełnie inne firmy.
Różnicy nie znajdziesz w umowie z klientem ani w warunkach handlowych. Znajdziesz ją w bilansie, a dokładniej – w decyzjach, które ktoś podjął na długo przed odebraniem tej wiadomości.
Oto wpis o tym, jak pracować z okolicznościami mającymi wpływ na stabilność bilansu firmy, abyś nie był nimi zaskoczony.
Kluczowe punkty:
Firma ze stabilnym bilansem i wolnymi środkami finansowymi ma wiele opcji w trudniejszych czasach. Firma bez gotówki ma prawie wyłącznie złe opcje.
- To, jakie decyzje możesz podjąć w firmie w złych czasach, zależy głównie od tego, jak dobrze się na ten gorszy okres przygotujesz.
- Stabilność biznesu buduje się krok po kroku: przez rzetelną księgowość, unikanie tracenia pieniędzy i analizę skutków finansowych każdej decyzji.
Decyzja, która wcale nie jest decyzją
Wyobraź sobie dwie firmy budowlane. Obie tego samego dnia dostają tę samą wiadomość: kluczowy klient przesuwa płatność o 60 dni.
Pierwsza firma ma na koncie zapas gotówki na trzy miesiące działania i niskie zadłużenie. Właściciel czyta wiadomość, wzrusza ramionami i dzwoni do księgowej, żeby zaktualizować prognozę przepływów. To wszystko. Życie toczy się dalej.
Druga firma nie ma odłożonych wolnych zasobów finansowych. Ma za to kredyt obrotowy prawie w całości wykorzystany. Ma także zobowiązania wobec dostawców, niestety już opóźnione w zapłacie.
Właściciel tej firmy nie ma czasu na spokojną analizę. Musi natychmiast wybrać: komu nie zapłacić w tym miesiącu czy może wnioskować o kolejny, droższy kredyt. Rozważa także, czy dzwonić do dostawców z prośbą o kolejną prolongatę.
Obie firmy dostały dokładnie tę samą informację.
Jedna z nich miała wybór. Druga — tylko konieczność.
To jest sedno tego wpisu: to nie okoliczności decydują, czy będziesz myśleć jasno, czy będziesz zmuszony do pochopnych decyzji. Decyduje o tym pozycja, z jakiej startujesz, zanim te okoliczności się pojawią.
Dlaczego firmy bez wolnych środków podejmują gorsze decyzje
Firma zadłużona to po prostu firma, która ma zobowiązania — kredyt, leasing, zobowiązania wobec dostawców. Samo zadłużenie nic jeszcze nie mówi o tym, ile firma ma wolnej gotówki czy innych płynnych środków.
Można mieć wysokie zadłużenie i sporą ilość gotówki jednocześnie. Można też nie mieć żadnego kredytu i mieć zerowe rezerwy, jeśli cały wypracowany zysk konsumuje bieżąca działalność.
O jakości decyzji w trudnym momencie nie decyduje więc sam poziom zadłużenia — decyduje to, czy firma ma wolne środki finansowe, którymi może swobodnie dysponować.
Brak takich środków bywa efektem wielu różnych przyczyn: niskiej rentowności, zbyt wolno spływających należności, pieniędzy zamrożonych w zapasach.
Wysokie zadłużenie jest tylko jedną z nich — bo każda rata kredytu to zobowiązanie, które trzeba spłacić niezależnie od tego, czy miesiąc był dobry, czy słaby.
Kiedy firmie brakuje wolnych środków, każda decyzję finansową podejmujesz pod presją „braku gotówki”.
Nie masz czasu na spokojne porównanie trzech ofert kredytowych, bo pieniądze są Ci potrzebne w tym tygodniu.
Znacznie trudniej Ci negocjować z dostawcą, a wiesz, że brak dostawy oznacza brak przychodu w najbliższym czasie. A dodatkowo nie masz możliwości, aby zaproponować dostawcy przedpłatę, bo … nie masz czym zapłacić.
Presja czasu prawie zawsze prowadzi do droższych, mniej korzystnych, a zatem gorszych rozwiązań. Może to być droższe finansowanie, gorsze warunki handlowe albo utrata dobrego źródła dostaw.
W efekcie firma bez wolnych środków nie wybiera między dobrą a złą opcją. Wybiera między złą a gorszą.
To jest dokładnie ten moment, w którym okoliczności zaczynają rządzić firmą, zamiast odwrotnie.
Firma, która miała wybór, kiedy inni go stracili
Jest 2008 rok.
Ceny paliwa lotniczego mocno zwyżkują a popyt na loty się załamuje. Cała branża lotnicza w USA wpada w tryb przetrwania. Następują cięcia kosztów, redukcja floty, negocjacje z bankami dotyczące przesunięć w spłacie kredytów.
Ale znalazła się jedna linia lotnicza, która tylko rozgląda się co … kupić.
Przez lata przed nastaniem kryzysu świadomie utrzymywała niskie zadłużenie i kumulowała rezerwy gotówkowe. Wybrała taką strategię w czasie, gdy jej konkurenci zaciągali kredyty.
Kiedy nadszedł kryzys, zarząd naszej jedynej linii lotniczej nie zastanawiał się, kogo zwolnić. Zastanawiał się, które trasy i które aktywa przejąć od słabszych rywali, którzy właśnie wypadali z gry.
To nie był łut szczęścia. To było genialne posunięcie w czasie kryzysu.
Ale co umożliwiło tę doskonałą biznesowa decyzję?
Decyzje podjęte lata wcześniej — zanim ktokolwiek wiedział, że kryzys w ogóle nadejdzie.
Mała firma budowlana czy usługowa podlega dokładnie tym samym zasadom.
Różnica między firmą, która ma wybór, a firmą, która go nie ma, prawie nigdy nie rozstrzyga się w momencie kryzysu.
Rozstrzyga się dużo wcześniej. Wtedy, kiedy kumuluje pieniądze, nie wypłaca dywidendy i bierze na siebie odpowiedzialność za mało popularne decyzje.
Jak budować bilans, który daje Ci dobre opcje
Ale mam dla Ciebie dobrą wiadomość: i Ty możesz zbudować u siebie stabilny bilans.
To efekt kilku konkretnych nawyków — i możesz je wdrożyć niezależnie od tego, ile dziś zarabiasz.
Fundament pierwszy: rzetelne dane.
Nie zarządzisz ryzykiem, którego nie widzisz. Tak jest.
Jeśli nie wiesz dokładnie, ile naprawdę zarabiasz na poszczególnych zleceniach, jakie pozycje kryją się w usługach obcych albo jak wygląda Twoja realna płynność, to nie masz jak świadomie budować rezerwy.
Rzetelna księgowość to księgowość nastawiona na zarządzanie, a nie tylko na rozliczenia z urzędem skarbowym.
Fundament drugi: przestań tracić pieniądze, których nawet nie widzisz, że tracisz. Niska marża na części zleceń.
Koszty stałe rosnące szybciej niż przychody.
Mnóstwo gotówki zamrożonej w zapasach.
Należności, które wpływają na Twój rachunek z dużym opóźnieniem.
Każdy z tych obszarów niepostrzeżenie zjada Twoją rezerwę gotówki. Firma, która regularnie sprawdza miejsca, gdzie najczęściej wycieka gotówka, buduje bilans szybciej niż firma skupiona wyłącznie na zwiększeniu sprzedaży.
Fundament trzeci: policz skutki, zanim podejmiesz decyzję, a nie po jej podjęciu. Nowy kredyt.
Intratna inwestycja.
Kolejny etat.
„Zyskowny” kontrakt.
Każda z tych decyzji wpływa na ilość gotówki, jaką możesz dysponować za rok.
Decyzja podjęta bez tej analizy może dziś wyglądać doskonale, a za rok okazać się właśnie tym, co odebrało Ci wybór w najgorszym możliwym momencie.
Za firmę odpowiadasz Ty
Zatem, kto rządzi Twoją firmą — Ty czy okoliczności?
Odpowiedź nie zależy raczej od szczęścia ani od tego, jak silny masz charakter. Zależy od tego, czy rozumiesz to, za co odpowiadasz.
Jeśli za coś odpowiadasz, powinieneś to rozumieć lepiej niż ktokolwiek inny w firmie.
Jesteś właścicielem. To Ty podejmujesz decyzje finansowe. Nie księgowa. Nie bank. Ty.
Zatem, zacznij od danych.
Niech plan kont będzie dostosowany do rodzaju Twoje działalności.
Dopilnuj aby każda faktura kosztowa będzie prawidłowo opisana.
A także niech każda faktura będzie zaksięgowana na prawidłowe konto analityczne.
Unikaj księgowania większości kosztów na konto: pozostałe.
A także myśl o swoich danych: jakiej jakości są te dane? Czy naprawdę pokazują, co dzieje się w firmie? Czy rozumiem, co oznaczają dla biznesu?
Potem przyjdzie czas zysk.
Wiesz, że bez zysku nie ma firmy.
Bywa czasem tak, że sprzedaż rośnie, zespół się powiększa, a nikt nie sprawdza, czy firma faktycznie zarabia. A może cała firma zarabia, ale połowa kontraktów czy usług nie jest rentowna?
Powinieneś to wiedzieć. A raczej – musisz to wiedzieć.
Na końcu mamy gotówkę i …
Zysk na papierze i gotówka na koncie to dwie różne liczby. Można być rentownym i jednocześnie nie mieć pieniędzy, aby zapłacić ZUS w tym miesiącu.
…i bilans.
Bilans obejmuje wszystko i ukazuje jako jeden obraz: co firma posiada, jakie są jej zobowiązania i jaki ma kapitał.
Każdy z tych czterech elementów buduje stabilny biznes. I żaden nie jest ważniejszy od pozostałych — każdy wymaga tej samej uważności i tego samego zrozumienia.
Nie dlatego, że tak mówi teoria finansów. Dlatego, że to Ty za nie odpowiadasz.
Jeśli nie masz pewności co do jakości własnych danych, [pełna księgowość] prowadzona pod kątem zarządczym pokaże Ci, na czym naprawdę stoisz. A jeśli podejrzewasz, że gdzieś tracisz pieniądze, ale nie wiesz gdzie, [Pierwsze Spojrzenie] sprawdzi to w jednym wybranym obszarze w 5 dni.
